Cómo llevar tu contabilidad de forma sencilla y práctica

Hola amigos emprendedores, espero les haya gustado el artículo de la semana anterior, pues mi idea es que comiences a ver a la contabilidad como una ALIADA de tu emprendimiento. Sí, leíste bien, una ALIADA, porque poco a poco, cuando la vas conociendo y poniendo en práctica, vas desarrollando en ti el sentido del control sobre la información numérica, que genera tu idea de negocio.

¿Sabes? ya sin que te hayas dado cuenta iniciaste tu contabilidad, pues ella nació el día que invertiste tu primer dólar en el primer pedido de mercancía, compraste la materia prima para tu producto, e incluso, cuando pagaste por el taxi para ir a ver a tu socio y hablarle de la idea de negocio; ese día, hiciste tu primer gasto o mejor ve ese momento como un costo o inversión de tu emprendimiento.

Ahora bien, no importa en qué momento de tu emprendimiento estés, ya sea que lo estas iniciando este mes o ya tenías un par de años de haber iniciado, lo importante y lo primero ahora es que hagas un ALTO, revalúes lo que has hecho y rescates principalmente la información de este año o de los meses más próximos.

A continuación, te doy una serie de consejos prácticos para que comiences a llevar tu contabilidad:

1. Organización de la información: toma un cuaderno o inicia un libro de Excel en tu computadora, para empezar a anotar a partir de ahora los ingresos, ventas o servicios; los costos y los gastos de tu negocio. Divide tu cuaderno o crea hojas de Excel con las clasificaciones. Compra, además, un folder o una carpeta de bolsillos para organizar las facturas de todo lo pagues y otra para ubicar las facturas de tus ingresos o ventas. Ojo, también separa y guarda las facturas de todos tus gastos personales.

2. Preserva la información: las facturas fiscales por lo regular se borran, así es que deberás sacarle fotocopia o escanearlas, para poder conservar la información que hay en ellas. Procura ser amigable con el ambiente y si vas a sacar fotocopia, une dos o tres para que salgan en una sola, esto aplica también para el escaneado, ya que evitarás tener demasiados archivos de imagen. Muy importante, no deseches los documentos originales, engrápalos a las copias, déjalos en el folder o carpeta de los que hablamos en el punto anterior.

3. Diferencia o separa las facturas de costos y las que son de gasto: Aquellas facturas de costos, son las que tienen que ver directamente con la elaboración de tu producto o servicio y que pueden ser variables o cambiantes, por ejemplo, si eres repostera (o), los costos son todos los ingredientes con los que cocinas, si vendes un producto es la mercancía que compraste. Los gastos son aquellos que pagas de forma fija para poder producir o vender, por ejemplo, energía eléctrica, agua, taxi para ir a vender los productos, la publicidad, etc.

4. Anotaciones diarias de las actividades de tu negocio: Deberás anotar con fecha todo gasto, costo o venta que realices, ya sea en tu cuaderno o en el libro de Excel en la computadora y totalizarlas por mes. 5. Determina resultados por mes: realiza la sumatoria de todos los valores de las anotaciones, y realiza el siguiente ejercicio en el orden que te doy: al total de las ventas o ingresos resta el total de los costos, totaliza, este total será tu margen de ganancia bruta y te indica que es lo que pagas para producir. Luego a esa total resta el total de gastos de tu negocio; el resultado de ser positivo será tu ganancia neta o, en su defecto, si el resultado es negativo será tu pérdida neta. De resultar ganancia, restarás entonces tus gastos personales.

Finalmente, el ejercicio del punto 5 te llevará a conocer varias cosas, entre ellas: cuánto vendes, cuánto pagas por costos y gastos para producir mes a mes, en cuáles meses has vendido o gastado más y si tu negocio produce lo necesario para sostener tus gastos personales. A medida que perfecciones la forma de hacer tus anotaciones, podrás obtener más información que te ayude a tomar las mejores decisiones. Recuerden amigos emprendedores ¡el conocimiento es poder!.

Licda. Lourdes Pinzón

Contadora Pública Autorizada

Fundadora de Estratega Consulting

Panamá - Tlf: +507- 6767-1972